Il sottotitolaggio consente di trasporre un testo scritto (in una lingua diversa se interlinguistico, o nella stessa lingua se intralinguistico) a un parlato in un prodotto audiovisivo. Se il cliente consegna il solo video, sarà necessario fare due passaggi prima di iniziare a inserire i sottotitoli:

• Il parlato del video viene sbobinato e trascritto.
• Nel caso venga richiesto un sottotitolaggio interlinguistico (quindi in una lingua diversa dal parlato), il testo trascritto deve essere poi tradotto.

Il sottotitolaggio è un’attività complessa: si deve far attenzione infatti sia allo spazio (in quanto il sottotitolo è limitato dallo spazio disponibile sullo schermo), sia al tempo (in quanto si deve tener conto del tempo medio di lettura dello spettatore). Per tenere sotto controllo questi due fattori e fare in modo che lo spettatore riesca a seguire correttamente e allo stesso tempo suono, immagine e testo, seguiamo di prassi tre step:

• Il testo viene suddiviso in frasi brevi, considerando una lunghezza che sia idonea a garantirne la leggibilità. Se richiesto, in questa fase viene effettuata la traduzione.
• Grazie a software specifici, il testo viene sincronizzato al parlato del video.
• Si verifica, infine, che i testi inseriti risultino leggibili, sia per quanto riguarda la dimensione degli stessi che la loro velocità di scorrimento, e siano perfettamente sincronizzati.

I sottotitoli verranno consegnati in formato testo (.srt), ma anche direttamente già inseriti nel video definitivo (formato .mp4).

Il sottotitolaggio interlinguistico prevede l'inserimento di sottotitoli in una lingua diversa da quella presente nel materiale video originale. In questo caso, è basilare che l'operatore preposto all'inserimento dei sottotitoli sia affiancato da un traduttore che conosca perfettamente sia la lingua di partenza che quella di arrivo: questa sinergia permetterà di sincronizzare nel modo più corretto scritto e parlato, per una comprensione davvero efficace.

Per chi non è del campo può essere facile pensare che i sottotitoli siano semplicemente sottotitoli, qualsiasi sia il target di riferimento. In realtà, se questi sono richiesti per un pubblico non udente è necessario tenere delle particolari accortezze. Il testo a corredo dell'audio, se realizzato per non udenti, non deve tenere conto solamente delle voci. Vengono utilizzati differenti colori nel testo per distinguere i personaggi durante i dialoghi e si dà importanza anche al linguaggio paraverbale, ai rumori di fondo (il bussare di una porta o lo squillo di un telefono), all'intonazione, ai dialetti, nonché a eventuali voci fuori campo. Infine, si tiene traccia anche di ciò che caratterizza un ambiente: il rumore di una cascata, il cinguettio degli uccelli o il rumore di un tuono durante un temporale. Elementi, questi, che permetteranno di "ascoltare" un film nel modo migliore.

Negli Stati Uniti i non udenti che vogliono andare al cinema hanno la possibilità di guardare i film utilizzando i sottotitoli attraverso diversi strumenti, come ad esempio il “captiview”, una sorta di “specchietto retrovisore” che si attacca al bracciolo della poltrona. Questo però costringe lo spettatore a spostare continuamente lo sguardo dal grande schermo ai sottotitoli.